부서 산재 파일 → 통합 보고서

학습목표 / 사전지식: 여러 부서 파일을 올린 뒤, 파일별 사실을 뽑고, 서로 맞지 않는 부분을 확인하고, 통합 보고서로 묶는 흐름을 익힌다. 사전지식은 필요 없고, “보고서 전에 검토 표”라는 순서만 기억하면 된다.

1. 왜 필요한가 — 개념·배경을 초보자 눈높이로

부서 산재 파일이란, 한 업무의 자료가 법무 메모, 재무 표, 운영 회의록, 영업 이슈로 제각각 흩어져 있는 상태다. 이 수업에서는 그 조각을 한곳에 모아 올리고, 문서 추출 Skill로 같은 항목을 짚은 다음, 통합 보고서까지 끌고 간다.

Skill은 매번 처음부터 설명하지 않아도 늘 같은 순서로 일하게 해 주는 작업 규칙이다. 장보기 메모를 챙기듯, 다음 작업에서도 같은 항목을 빠짐없이 확인하게 만든다.

이 클립의 근거는 법무·분석 영역의 “수동 검토 대체(137배 주역)”이다. 여러 문서를 하나씩 확인하던 흐름을, 추출 표로 바꾸고 그다음 사람이 판단하는 구조로 옮기는 것이 핵심이다. [GL-10]

처음부터 “보고서 써줘”라고 하면 어떤 파일에서 나온 말인지 확인하기 어려워진다. 이 수업은 추적 가능성을 먼저 잡고, 보고서는 마지막에 쓰는 방식으로 진행한다. [GL-10]

2. 준비 — 코덱스 어디로 들어가 무엇을 누르나

새 작업 화면을 열고, 입력창 아래의 첨부 버튼으로 부서별 파일을 올린다. 화면에서 볼 곳은 파일 목록, 입력창, 응답 영역 세 군데다.

실습 파일은 실제 업무 파일을 써도 되고, 연습용으로 legal_notes.md, finance_summary.csv, ops_meeting.txt, sales_issues.md처럼 부서가 보이는 이름을 준비해도 된다. 파일명은 출처로 쓰이므로, 부서와 내용이 보이는 이름이 좋다.

업로드가 끝나면 바로 최종 보고서를 요청하지 않는다. 먼저 파일별 추출 표를 만들고, 빠진 파일과 빈칸을 확인한 뒤 다음 단계로 넘어간다. [GL-10]

3. 따라하기 — 단계별로 아주 세세하게

1단계는 파일을 올리고 “추출만 하라”고 지시하는 단계다. 입력창에 아래 문장을 붙여 넣는다.

Use the department-report-extraction Skill.
First, read the uploaded department files and create an extraction table only.
For each file, extract: filename, department, document type, period, key facts, numbers, risks, decisions, owner, and open questions.
Do not write the final report yet.

실행하면 파일별 표가 나와야 한다. 왼쪽에는 파일명, 오른쪽에는 핵심 사실, 숫자, 리스크, 확인 필요 사항이 나뉘어 보여야 한다.

2단계는 빠진 파일을 잡는 단계다. 파일 네 개를 올렸는데 표에는 세 개만 보이면, 빠진 파일명을 콕 집어 말한다.

You missed sales_issues.md.
Re-read that file and update only the extraction table.
Do not rewrite the final report.

수동 검토를 줄이려면 먼저 무엇을 읽었는지부터 맞아야 한다. 파일 누락을 남긴 채 보고서를 쓰면, 사람이 처음부터 다시 열어 보게 된다. [GL-10]

3단계는 충돌 확인이다. 추출 표가 만들어졌다면 다음 프롬프트를 넣는다.

Compare the extracted facts.
Create a conflict table with duplicated items, conflicting numbers, missing dates, unclear owners, and items that need confirmation.
Separate confirmed facts from open questions.

여기서는 보고서 문장보다 충돌 표가 더 중요하다. 일정이나 비용이 서로 다르면 “정답처럼 보이는 문장”으로 합치지 말고 확인 필요 항목으로 남긴다. [GL-10]

4단계는 통합 보고서 작성이다. 충돌 표에서 확인된 항목과 확인 필요 항목을 구분한 뒤 아래처럼 요청한다.

Write a Korean integrated report using only confirmed facts from the extraction and conflict tables.
Structure:
1. Executive summary
2. Department updates
3. Cross-department risks
4. Decisions needed
5. Next actions
6. Appendix: source table
Cite the source filename for every factual claim.
Put unresolved items under "확인 필요".

응답이 나오면 각 문장 끝에 출처 파일명이 붙었는지 본다. 출처가 없는 문장은 매끄러워 보여도 다시 확인해야 할 문장이다. [GL-10]

5단계는 감사 프롬프트다. 완성된 보고서 아래에 다시 붙여 넣는다.

Audit the report.
List any factual claim without a source filename.
List numbers that appear in only one file.
List recommendations not directly supported by uploaded files.
Suggest what to remove, cite, or move to "확인 필요".

감사 결과에서 걸린 항목은 출처 보강, 삭제, 확인 필요 이동 중 하나로 처리한다. 이 손질이 있어야 반복 검토를 줄일 수 있다. [GL-10]

4. 복붙 템플릿 — 그대로 쓰는 프롬프트/Skill + 해설

아래 내용을 Skill 설명에 저장해 둔다.

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name: department-report-extraction
description: 여러 부서 파일에서 사실을 추출하고 통합 보고서를 작성하는 Skill
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Workflow:
1. Create an extraction table first.
2. Extract filename, department, period, facts, numbers, risks, decisions, owner, and open questions.
3. Create a conflict table for duplicates, number conflicts, missing dates, unclear owners, and unsupported claims.
4. Write the final report after extraction and conflict review.

Rules:
- Use only uploaded files.
- Cite the source filename for every factual claim.
- Separate confirmed facts from assumptions and open questions.
- If a file is unreadable or ambiguous, ask for clarification instead of guessing.

Final report: Korean summary, updates, risks, decisions, next actions, appendix.

Workflow는 일을 하는 순서다. 추출, 충돌 확인, 보고서 작성으로 나누면 수동 검토를 단계별로 줄일 수 있다. [GL-10]

Rules는 넘지 말아야 할 선이다. 업로드 파일만 쓰고, 사실에 파일명을 붙이고, 모호한 내용은 추측하지 않아야 보고서가 다시 검토 가능한 상태로 남는다. [GL-10]

실행할 때는 길게 말하지 않아도 된다. 새 파일을 올린 뒤 아래 한 줄로 시작한다.

Use the department-report-extraction Skill on the uploaded files.
Start with extraction and stop before writing the final report.

5. 응용·함정

응용할 때는 파일 종류부터 따지지 말고 추출 항목을 먼저 정해 둔다. 부서명, 기간, 숫자, 리스크, 담당자, 확인 필요 사항을 붙박아 두면 같은 검토 흐름이 흐트러지지 않는다. [GL-10]

자주 걸리는 함정은 세 가지다. 곧장 보고서부터 쓰게 하는 것, 충돌을 본문 안에서 슬쩍 합쳐 버리는 것, 파일명을 대충 붙여 두는 것. 어느 쪽이든 결국 사람이 출처를 처음부터 다시 뒤지게 만든다. [GL-10]

6. 정리·체크리스트

오늘 순서는 “업로드 → 추출 표 → 누락 보정 → 충돌 표 → 통합 보고서 → 감사”다. 목적은 사람이 하던 반복 검토를 구조화해서 줄이는 데 있다. [GL-10]

• 파일명이 부서와 내용을 알아볼 수 있게 되어 있는가
• 최종 보고서 전에 추출 표를 만들었는가
• 빠진 파일이 없는지 확인했는가
• 숫자 충돌, 날짜 누락, 담당자 불명확 항목을 따로 뽑았는가
• 모든 사실 주장에 출처 파일명이 붙었는가
• 출처가 약한 문장을 “확인 필요”로 내렸는가
• 마지막에 감사 프롬프트로 한 번 더 점검했는가

출처

본문의 [...] 표기는 아래 근거에서 확인할 수 있습니다.

• GL-10 — 법무·분석 · 데이터 추출